Je kent het vast wel: heb je zo je best gedaan op het schrijven van een goede mail, krijg je een mail terug dat hij niet aan de ontvanger is verzonden. Of je krijgt een melding dat een orderbevestiging niet bij de klant is aangekomen. In de mail staat dan bijvoorbeeld "Undelivered Mail Returned to Sender", of "Delivery Status Notification (failed)". 


Dit zijn natuurlijk niet de fijnste berichten om te ontvangen, maar ik zou deze ook niet zomaar naar de prullenbak verplaatsen. In deze mailtjes vindt je namelijk altijd een reden voor de foutmelding. Het is daarom goed om deze mail goed te lezen en indien nodig op te reageren. 


Enkele veelvoorkomende foutmeldingen:

User Unknown

Deze komt in meerdere varianten voor. Zo kan het ook voorkomen dat er een mailadres in vernoemd staat bijvoorbeeld. Belangrijkste in deze melding is in elk geval dat deze melding aangeeft dat de mailbox niet bestaat. Dit kan wellicht op een typefout duiden.

Host or domain name not found. Name server error for name =...type host....: host

Dit geeft aan dat de domeinnaam en de mailbox niet meer bestaan.

Message size exceeds fixed limit

Deze melding geeft aan dat het bericht dat je probeert te versturen te groot is. Controle je bijlagen en het bericht en probeer waar kan het bericht te verkleinen. Een veilige grootte is 10MB.

Exceeds quota/ Quota exceeded (Mailbox for user is full)

Dit betekent dat de mailbox van de ontvanger (tijdelijk) te vol is. Je kunt het op een later moment nog eens proberen. Ken je deze persoon, dan mag je hem/haar altijd even laten weten dat de mailbox vol is en geen mail meer kan ontvangen.

Message rejectie due to content restrictions

Deze melding betekent dat het bericht is afgewezen op basis van de inhoud. Dit komt waarschijnlijk door een spamfilter.

Message blocked due to virus content of the message

Hier wordt mee bedoeld dat het bericht is afgewezen op basis van de inhoud. Dit komt waarschijnlijk door een virusfilter. Het kan zijn dat je automatisch een reactie krijgt, waarin staat beschreven wat je moet doen. 

Connection timed out

Hierbij reageert de ontvangende mailserver niet op onze mailserver. Dat is natuurlijk heel vervelend en kan komen door een misconfiguratie of firewall-instelling van de ontvangende server.

Due to (spam) complaints

Dit betekent dat klanten jouw mail als Spam hebben gemarkeerd. Deze actie is dus niets anders dan een klacht over spamberichten. Deze klachten worden door Providers van mailboxen zeer serieus genomen, en zullen daarom je mail blokkeren wanneer je niet voldoet aan de eisen van de provider. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van zogenaamde Leadformulieren en andere mogelijke "verdachte" manieren om persoonlijke gegevens te verzamelen. Dit kan ertoe leiden dat klanten klachten indienen of je mail als spam markeren.

Spammy Content

Een inkomende e-mailserver kan je e-mail als spam beschouwen vanwege de inhoud. Vreemde onderwerpregels in allemaal hoofdletters en overmatig gebruik van klemtoon wekken de indruk dat de bron onbetrouwbaar is. Veel fouten in de e-mailinhoud, zoals slechte spelling, grammaticale fouten, onnodige interpunctie en een verscheidenheid aan lettertypen en kleuren wijzen meestal op spam. Aanbieders van postbussen hebben speciale filters om deze e-mails te sorteren en als spam te markeren of te blokkeren. E-mails met onrealistische claims over snel geld verdienen, gratis producten of diensten, inhoud voor volwassenen, gokken, prijzen en farmaceutische producten lopen een groot risico om als spam te worden aangemerkt en worden over het algemeen verboden door het anti-spambeleid.